構築・サポート

事例集

機能追加

業種:翻訳事業


振込と会計管理、
システムごとにExcelファイルの作り直し…
ミスるわ、漏れるわ、、

「もっと簡単に変換できないの?」


働くDBのデータをそのまま会計システムへ。マクロを使って作業を自動化

マクロで実現 ボタン一つで一発変換!

依頼時の状況

日本とアメリカで、映画などの翻訳事業をされているお客様。
案件管理や抱える翻訳者への支払いの数も多く、支払管理、会計管理ともにかなりの手数がかかっている状況。
その中でも特に作業を手間取らせているのが、振込用のシステム(ネットバンキング)や会計システム(勘定奉行)などにデータを移す際、それぞれのシステムの仕様に合わせてExcelファイルを作り直さなければならないこと。
これは作業の負担だけでなく、ミスも多発するため、改善が急務となっていました。

そこで!

まず、案件管理DBから各翻訳者への支払データを作成した後に、支払管理DBからボタン一つで「全銀協規定フォーマット※」に準じたCSVファイルを生成できるよう、Excelのマクロを使って機能追加。そのままのデータでネットバンキングからの支払いができるように設定。同様に、会計システム(勘定奉行)へも支払管理DBから勘定奉行用のフォーマットのCSVファイルを生成できるようにしました。

ひとつのデータを用途に応じて自在に変換!働くDB→マクロ変換プログラム→勘定奉行、法定調書奉行、ネットバンキング、PayPalなど

もともと働くDBにはExcelファイルを作成する機能があるため、それを活用してマクロを設計していきました。その過程で、困難だったのは、マクロ化をするまでのデータをどういう分類(業務ごと、仕訳区分ごと)で働くDB上で作成するのかということ。
お客様にしっかりとヒアリングをして状況を把握しつつ、業務のフローやご担当者様の使い勝手を熟慮して構築しました。

※全銀協規定フォーマットとは、全国銀行協会連合会がデータ伝送を行うために定めたフォーマットで、インターネットバンキングで、外部データから振込データを取込む際のフォーマット。

データを作成したら、ボタン一つでCSV作成!まさに一発変換

構築の結果

今回の機能追加によって、働くDBでアウトプットしたファイルがそのままネットバンキングや会計システムに使用できるようになり、重い作業負担となっていたデータ変換のためのExcel作成の必要がなくなったため、本来の業務に専念できるようになりました。
なにより、一番の懸念だった支払い漏れや振込額のミスなどが減り、業務全体が非常に効率化されました。

構築を終えてー

お客様の声

いままでの膨大な作業が一瞬で終わって、ホントに感動しました!
毎月必ず振込ミスなどが数件は起きていたのが、働くDBにしてからはほぼ全くのゼロになりました!

開発担当より

初回の完成版を披露したときの非常に嬉しそうなお客様の顔が忘れられません!
常にブラッシュアップをしているので、ホントの完成はまだまだこれから、進化し続けています!