構築・サポート
事例集

API連携

IT会社様(クラウドサービス提供)


自社クラウドサービスのユーザー登録と
働くDBのアカウント情報をそれぞれ入力
マニュアルも無く、ミス多発…

「もぉ二重作業やめたい!!」


当社開発の「API連携プログラム」でお客様のクラウドサービスと働くDBを連結

APIで連携!働くDBで一括管理を実現!

依頼時の状況

建設業界向けの自社開発のクラウドサービスを提供しているお客様。

自社のクラウドサービスでは請求書発行やメール送信などの機能がないため、働くDBで契約管理、請求書発行またクラウドサービスの登録完了メールの送信を行っています。

 

当時、自社のクラウドサービスと働くDBでアカウント情報を別々に管理。そのためアカウント登録の要望が舞い込むと、まず働くDBに契約情報を登録。次にクラウドサービスへユーザー登録。そして、ユーザー登録の報告メールを働くDBから顧客に送信…

アカウント情報の登録だけでいくつものサービスやソフトウェアを使用しなければならない状況。

この業務を担当するサポート担当者は、膨大な数のアカウント登録を煩雑な管理でこなしており、工数は逼迫。課金されているのにサービスが利用できないなどのトラブルも発生し、管理状態の改善が急務となっていました。

まずは!問題を洗い出し、業務フローを見直す 

まずはじめに着手したのは徹底的なヒアリングによる現状(業務フロー)の把握です。そのなかで、いくつかの課題が見えてきました。

その問題点をもとに働くDBのシステム解析を行い、お客様の要望を実現するためにどの部分を改善すればいいか、どんな機能が足りないのかを書き出して解決すべき課題を明らかにしていきました。

<見つかった問題点>

1. クラウドサービスのユーザー登録と登録完了通知メールが前後してしまい、顧客からクレームが入ることがある。

 

2. アカウントの登録作業はサポート担当者や営業など複数おり、マニュアルが確立されていない。

また、顧客から受け取った申請書を見ながら手入力で登録作業を行うため、入力ミスが頻発している。 

<ここを改善!>

1. ユーザー登録完了通知メール機能の改修を行い、通知ミスを防止。

 

2. 入力ミスに対しては、入力項目にミスがあった場合に

エラー通知を表示し、正しく入力しないと作業が完了できないように設定。また、手入力を回避するため働くDBにそのまま取り込めるインポート定義を申請書として提供し、取込の時間短縮と記入ミスを回避


APIでつないじゃおう

上記の問題以外にもうひとつの課題がありました。それはクラウドサービスへのユーザー登録の際、アカウント情報に紐づくサービスオプションの情報も同時に登録する必要があること。その改善と今回の問題の根幹である二重登録作業を解消するために、働くDBとお客様の開発したクラウドサービスをつなぐ専用のAPI※連携プログラムを当社で開発しました。

※API(Application Programing Interface)とはアプリケーションの機能を他のシステムから利用できる仕組み。

 APIをつなぐためには連携プログラムが必要です

 

API連携プログラムを使うことで、アカウント情報の入力作業は1度だけ!登録情報は働くDBで一括管理

構築の結果

API連携により、働くDBで登録したアカウント情報が自動で自社クラウドサービスに送信されるようになり、二重作業が解消されました。また連携プログラムのフィルタリング機能でアカウント情報をサーバー毎に振り分けられるようにしました。

煩雑だったこれまでの作業がシンプルになり、ミスも減ったことで、サポート担当者様を手間と不安から解放することができました。

構築を終えてー

お客様の声

とても楽になりました!

画面のメニューが作業順に構成になったので、迷わなくなり、登録やメール送信のミスが減ったのでトラブルやクレームが減りました。

開発担当より

API連携のための専用のプログラムを開発ということで、テクニカルな部分も多く試行錯誤の連続でした。働くDBだけで機能が完結する案件に比べて開発の影響や規模が大きく、苦労も多かったですが、機能が出来上がったときの達成感もまた大きく、やりがいがありました。